جرد المخزون وجرد وحصر الأصول الثابتة

جرد المستودعات (المخزون) وجرد وحصر الاصول الثابتة هو التحقق المادي والفعلي من كميات وحالة البضائع والأصناف المحفوظة كمخزون في المستودعات والمخازن.
نظريًا ، يجب على الشركة إجراء جرد المخزون مرة واحدة على الأقل في السنة .
يعد جرد المخزون عملية حاسمة وحساسة للغاية وبالتالي يجب أن يكون جيد الاعداد والتنظيمً والتنفيذ.
تؤثر نتائج جرد المخزون ومخرجاته على معظم أقسام الشركة (المالية والحسابات، المبيعات والتسويق، المشتريات والشراء المحلي)
توفر شركة التكامل اللوجيستي خدمة تخطيط الجرد و تنظيم الجرد وإجراء وتنفيذ جرد المخزون بطريقة تضمن نجاح عمليات العد وتضمن الحصول على نتائج عالية الجودة والمصداقية.
ويشمل تخطيط وتنظيم التكامل اللوجستي للجرد والعد ما يلي:
+ تقديم التوجيهات والإرشادات لإجراء عد مثالي وناجح (توجيهات ما قبل العد ، وتوجيهات أثناء العد ، وتوجيهات ما بعد العد)
+ التعليمات والإرشادات تتضمن ما الذي يجب عده ، ومن يقوم بالعد ، وأين يتم العد (مثلا الموقع المراد عده والعد يكون من اليسار إلى اليمين ، ومن الباب إلى الباب ، ومن الأسفل إلى الأعلى)
+ تتضمن التعليمات والإرشادات ضرورة تمييز العناصر التي تم عدها بملصق أو علامة لضمان شمولية العد وعدم تفويت أي عنصر.
+ تقسيم المستودع إلى مناطق او زونات جرد بناءً على عدد مجموعات الجرد المتاحة وطبيعة البضائع وحجم المستودع.

أثناء عملية الجرد والعد الفعلي يتحرك مشرفو التكامل اللوجستي حول مجموعات العد لمراقبة عملية العد وللتأكد من اتباع جميع تعليمات وتوجيهات الجرد والعد.
سيقومون بالإبلاغ الفوري عن أي انحرافات يتم ملاحظتها وسيتم التعامل معها ومعالجتها في نفس الوقت.
بعد اكتمال عمليات العد الفعلي سيقدم التكامل اللوجيستي قائمة نهائية بالأصناف التي تم عدها وتقرير عن الفروقات -إن وجدت -
كما سيقوم التكامل اللوجيستي بتقديم توصياته لتعزيز ورفع كفاءة الجرد والضوابط اللازمة لذلك.

باختصار يضمن إجراء جرد المخزون بواسطة التكامل اللوجيستي ما يلي:
• معرفة تطابق أو عدم تطابق الكميات الفعلية مع الدفترية لبنود المخزون
• يكشف عن سوء الممارسة والسرقات الداخلية (ان وجدت )
• يكشف أخطاء الحفظ والتدوين (يدويًا وإلكترونيًا)
• يوفر مرجعا سهلا وموثوقا للمراجعين الداخليين والخارجيين
• يكشف عن حركات المخزون غير المرصودة او غير المسجلة.
• يكتشف أخطاء الاستلام والتسليم في مرحلة مبكرة.
• يضمن فعالية الضوابط على إدارة ومراقبة المخزون.
• يضمن زيادة الثقة في قرارات البيع والشراء.
• يضمن عدم توقف وانقطاع عمليات المستودعات اثناء الجرد.
• يضمن الثقة والشفافية في النتائج (تقوم به جهة خارجية محايدة)
• يضمن خفض في التكلفة والجهود.

أنواع الجرد:

يمكن تصنيف الجرد إلى أنواع مختلفة والأكثر شيوعًا هو الجرد السنوي للمخزون والجرد المستمر والجرد المفاج

الجرد السنوي
تقوم جميع الشركات تقريبًا بإجراء هذا النوع من جرد المخزون. يتم إجراء هذا النوع من جرد المخزون في نهاية او قريبا من نهاية السنة المالية وقبل إغلاق الدفاتر المحاسبية. وتؤثر نتائج هذا الجرد على القوائم المالية والمحاسبية للشركة.
ويتميز هذا النوع من الجرد بما يلي: -

- إيقاف جميع حركات البضائع (ان امكن) خلال فترة العد.

- يجب عد جميع العناصر الموجودة فعليًا في الموقع خلال فترة الجرد (من الجدار إلى الجدار)

- يجب أن تشمل كل مجموعة عد شخصًا واحدًا على الأقل لديه معرفة جيدة بالعناصر التي سيتم عدها.
- يتم إعداد تقرير بالفروقات بمجرد اكتمال عمليات العد الفعل.
- يجب إعادة عد العناصر التي تظهر بها فروقات من قبل مجموعة عد غير تلك التي قامت بالعد الأول.

الجرد المستمر: 

في هذا النوع من جرد المخزون يتم عد العناصر المختارة عشوائيًا على فترة زمنية محددة مسبقًا. ويمكن القيام به على اساس يوميً (30 عنصرًا عشوائيًا مثلا)

 وينصب التركيز دائمًا على العناصر عالية القيمة والسريعة الحركة. وفيه قد تتبع بعض الشركات تصنيف ABC للمخزون.

وفي هذا التصنيف يكون معدل تكرار العد مرتفعا للفئة A ، أقل بالنسبة لـلفئة B والأقل لـلفئة C. 

وفي هذا النوع من جرد المخزون يتم التأكد من التغطية الكاملة بالجرد لجميع عناصر المخزون.

وهذا النوع من جرد المخزون يسهل الكشف المبكر عن الأخطاء ويمكّن من اتخاذ الإجراءات المصححة لها.

الجرد المفاجئ للمخزون

يتم العمل بهذا النوع من الجرد وذلك بشكل مفاجئ كما يتم العمل به دون علم مسبق لأي موظف داخل المخازن وذلك للتأكد الفعلي من الكمية الخاصة بالأصناف داخل المستودعات (المخازن) وهذا سيفيد في العمل على الاكتشاف لأي عمليات سرقة او تلاعب داخل المخزن. التأكد التام من الوضع القائم بالمخزن مع معرفة التلفيات القائمة والصلاحيات لكافة الاصناف. وتتم المراجعة التامة لكمية المخزون ويتم من خلال عملية الجرد هذه التأكد بان الوارد والمنصرف من تلك البضاعة والاصناف يتم تسجيله اولا بأول في النظام. والتأكد من ان رصيد المخزون متطابق مع رصيد النظام.

وفي هذا النوع من جرد المخزون يتم عد العناصر المختارة عشوائيًا أو العناصر المحددة مسبقا بواسطة الادارة. وهذا النوع من جرد المخزون يحقق ما يلي؛ -

- يقلل من احتمالية السرقة الداخلية من المستودع.
- يفرض على موظفي المستودعات أن يكونوا دائمًا في حالة استعداد وتأهب.
- يركز على المنتجات الثمينة وعالية القيمة أو المنتجات سريعة الحركة أو حسب ما تحدده الإدارة.

 جرد الأصول الثابتة
يقد تطلب بعض الشركات جرد الأصول الثابتة لديها وذلك لرصدها وتسجيلها وتتبعها والتحكم فيها.
وعادة يتم التحقق من وتسجيل المعلومات الأساسية للأصل الثابت وهذه المعلومات تتمثل في الموقع، المبني، الطابق، الغرفة، نوع الأصل، موديل الأصل، الشركة المصنعة للأصل، الرقم التسلسلي للأصل، مالك الأصل، إلخ.

وفي بعض الحالات قد يطلب العميل جمع وتسجيل معلومات محددة.